Privacybeleid


Hoe en waarom verzamelt BSO IJsselstein persoonsgegevens?

BSO IJsselstein verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van de werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die BSO opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Wij hebben deze persoonsgegevens  nodig en worden gebruikt voor registratie bij informatieaanvraag, de wachtlijstregistratie, de schriftelijke aanbieding, de klantenregistratie, registratie t.b.v. facturatie en informatievoorziening omtrent de opvang. Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat BSO IJsselstein zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. Het is belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop persoonsgegevens gebruikt worden en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom is dit statement opgesteld.

Wie is BSO IJsselstein precies?

BSO IJsselstein geldt in veel gevallen als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. BSO is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41180256 en het hoofdkantoor is gevestigd aan de Planetenbaan 44 te IJsselstein, bereikbaar op telefoonnummer 030 688 6419 en per mail op info@bso-ijsselstein.nl

Heeft BSO IJsselstein een Functionaris Gegevensbescherming?

BSO IJsselstein heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld.

Welke persoonsgegevens verwerkt BSO IJsselstein en waarom doet zij dat?

BSO IJsselstein verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die BSO het meest verwerkt zijn:

  • Identificatiegegevens (naam, adres, mailadres, contactpersoon, telefoonnummer, KvK-nummer)
  • Personeelsgegevens ( deze worden in een personeelsdossier bewaard)
  • Locatiegegevens (post- en/of vestigingsadres)
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer, betaalgegevens)
  • Gegevens van ouders/verzorgers en kind
  • Medische, fysieke en emotionele gegevens van het kind middels een kind dossier

Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten BSO IJsselstein en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een contract. Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang, het opstellen en bijhouden van het kinddossier en de aanwezigheidslijsten van de groep. Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren. Het laatste hoofddoel is om de klant te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn. Denk daarbij aan mailing, pushberichten via de app en nieuwsbrieven. 

Mág BSO IJsselstein die gegevens verwerken?

BSO IJsselstein verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer prijsinformatie gevraagd wordt of als een plaatsing tot stand komt. Verder verwerkt BSO IJsselstein persoonsgegevens als haar eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor BSO IJsselstein redelijkerwijze onmogelijk is om haar werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt BSO IJsselstein in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De formele rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus:

  • dat verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is, of geschiedt op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst.
  • dat verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van BSO IJsselstein (of een derde)
  • dat betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking

Ten aanzien van rechtsgrond (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat om verwerkingen die voor BSO IJsselstein noodzakelijk zijn om haar dienstverlening te kunnen realiseren. BSO kan simpelweg haar werkzaamheden niet doen (niet met de klant communiceren, geen stukken samenstellen, geen support bieden, geen facturen sturen enz.) zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Het belang dat BSO IJsselstein heeft bij deze verwerkingen is daarom groot. Dat geldt te meer nu er voor BSO IJsselstein geen mogelijkheid is om haar doelen te bereiken zónder gebruik te maken van die gegevens. BSO IJsselstein meent dat zijn belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Ten eerste omdat BSO uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. Daarom kan BSO dat tot uitgangspunt nemen. Ten tweede omdat BSO IJsselstein alleen de gegevens gebruikt die BSO ook daadwerkelijk nodig heeft om haar doel te verwezenlijken. Ten derde omdat de betreffende gegevens niet langer bewaard worden dan nodig. Zodoende beperkt BSO IJsselstein de inbreuk op de rechten van de betrokkene tot het minimum.

Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden. De toestemming om via de website gegevens te verwerken wordt gevraagd wanneer de website bezocht wordt.

Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?

BSO IJsselstein zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Denk hierbij aan de HKZ- en GGD inspecteurs. Dat zijn zogenaamde 'verwerkers'. Met die verwerkers heeft BSO IJsselstein overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals BSO IJsselstein zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.

Alle medewerkers van de BSO zijn verplicht tot geheimhouding van de verstrekte informatie aan anderen dan betrokken pedagogisch medewerkers, management en directive. Dit is vastgelegd per arbeidsovereenkomst van iedere afzonderlijke werknemer. 

BSO IJsselstein beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers.

BSO IJsselstein voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.

Blijven de persoonsgegevens in Europa?

In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een 'derde land'. BSO IJsselstein geeft geen persoonsgegevens door aan derde landen. De persoonsgegevens blijven in beginsel dus in Europe. Als er in een uitzonderlijk geval toch sprake is van doorgifte aan een ‘derde land’ dan zal dat alleen gebeuren naar een land waarvan op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat daar een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is.

Hoe lang blijven de gegevens bewaard?

BSO IJsselstein bewaart de gegevens die door hem verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat BSO IJsselstein heeft opgesteld.
Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is BSO IJsselstein allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft BSO IJsselstein waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal vijf jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. BSO IJsselstein bewaart de informatie tot twee jaar na beeindiging van de overeenkomst. Ten slotte heeft BSO IJsselstein zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door haar belangen en die van haar klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie of dossiergegevens) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.

Ten aanzien van de gegevens die verzameld worden via de cookies op de website, gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in het Cookie Statement.

Welke rechten heb ik?

Volgens de wet bent u een 'betrokkene' en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. U kunt bij BSO IJsselstein een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw gegevens. Als BSO IJsselstein uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kunt u contact opnemen met:

BSO IJsselstein
Planetenbaan 44, 3402 HP IJsselstein, 030 688 6419, info@bso-ijsselstein.nl

BSO IJsselstein zal binnen een maand reageren op uw bericht.

Als u meent dat BSO IJsselstein handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).

Is er bij BSO IJsselstein sprake van geautomatiseerde besluitvorming?

Er vindt bij BSO IJsselstein geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.

Wat moet ik nog meer weten?

  • Om een deugdelijk privacybeleid te kunnen voeren, heeft BSO IJsselstein een register opgesteld van alle manieren waarop zij persoonsgegevens verwerkt. Per verwerking zijn o.a. het doel, de grondslag en de bewaartermijn opgenomen.
  • Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft BSO IJsselstein passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Een omschrijving daarvan is ook opgenomen in het verwerkingsregister. BSO IJsselstein beoordeelt periodiek of deze maatregelen nog afdoende zijn.
  • Het privacybeleid van BSO IJsselstein ziet ook op zaken die los staan van haar relaties met haar klanten. Zo geldt er bijvoorbeeld ook een bewaartermijn voor gegevens van sollicitanten.
  • Van tijd tot tijd zal het nodig zijn om dit Statement te wijzigen. BSO IJsselstein heeft het recht om dat te doen. Wij raden u aan om dit Statement af en toe te controleren op eventuele wijzigingen.

Versie 25 mei 2018